Forretningsorden for bestyrelsen i Divisionsforeningen Håndbold

 

§ 1. KONSTITUERING

Umiddelbart efter afholdelsen af årsmødet træder bestyrelsen sammen for at planlægge møderækken, samt forestå konstituering i henhold til vedtægterne.

 

§ 2. BESTYRELSESMØDER

Bestyrelsen afholder møder i henhold til den planlagte møderække samt når formanden finder det nødvendig eller det begæres af et bestyrelsesmedlem eller direktøren.

 Møderne indkaldes af formanden eller direktøren, så vidt muligt med mindst 10 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen tilsendes der hvert enkelt bestyrelsesmedlem dagsorden og eventuelt bilagsmateriale.

 Møderne skal som udgangspunkt finde sted på Divisionsforeningen Håndbolds adresse, eller et centralt sted i Danmark.

 Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Ved formandens forfald træder næstformanden til som mødeleder.

 Mødet er beslutningsdygtigt, når over halvdelen af det valgte antal bestyrelsesmedlemmer er til stede. Beslutninger må dog ikke tages, uden så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling eventuelt skriftligt eller telefonisk.

 Ved afstemning afgøres enhver sag ved simpelt flertal, såfremt dette ikke måtte være i strid med Divisionsforeningen Håndbolds vedtægter. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

 Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet.

 

§ 3. HØRING

Ved behandling af forhold af indgribende karakter for medlemsklubberne eller Divisionsforeningen Håndbold kan bestyrelsen foretage høring af medlemsklubberne. Høringen kan foregå pr. e-mail, pr. brev eller ved indkaldelse til klubmøde.

 

Ved behandling af forhold, der har indflydelse på klubbernes individuelle ledelsesret er det vedtægtsbestemt at klubberne skal indkaldes med minimum 14 dages varsel, med en klar orientering om hvad der skal behandles. Der skal sendes et grundigt materiale til klubberne, så de inden klubmødet kan forberede sig med deres respektive baglande. Denne procedure er beskrevet i særskilt dokument ”Behandling af sager med særlige konsekvenser for klubberne”

  

§ 4. ORIENTERING

Bestyrelsen skal i videst mulig omfang orientere medlemsklubberne om det bestyrelsen arbejder med, og som er af vigtighed for medlemsklubberne, samt om beslutninger og meddelelser fra Dansk Håndbold Forbund som har indgribende betydning for medlemsklubberne. Orientering kan ske pr. e-mail, pr. brev eller ved særlige forhold ved indkaldelse til klubmøde.

 

På foreningens hjemmeside skal der fremgå en aktuel mødekalender samt dagsordner til kommende møder og referater (friholdt for person- og klubfølsomt indhold) fra afholdte møder.

 

§ 5. FORHANDLINGSPROTOKOL

Formanden skal sikre, at der føres en forhandlingsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger.

 

Af protokollen skal fremgå:

a) Hvem der har deltaget.

b) Hvem der har ledet mødet.

c) Dagsorden samt beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil.

d) Hvem der har ført protokollen.

 

Referat udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer og skal underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der har været til stede ved mødet. De bestyrelsesmedlemmer, der ikke har været til stede, har pligt til at gennemlæse og herefter bekræfte, at de har gennemlæst referatet.

 

På hvert bestyrelsesmøde skal der som punkt på dagsordenen indgå kommunikation af bestyrelsens beslutninger. Her fastlægges, hvordan de trufne beslutninger skal offentliggøres.

 

Der føres referat over bestyrelsens møder og beslutninger. Referaterne gøres tilgængelige for medlemsklubberne, så snart de er godkendt af bestyrelsen.

 

Bestyrelsen er forpligtet til løbende at orientere om verserende sager samt beslutninger truffet af bestyrelsen, på klubmøder.

 

§ 6. LEDELSEN AF DIVISIONSFORENINGEN HÅNDBOLD

Bestyrelsen ansætter en direktion, der varetager ledelsen af foreningen. Bestyrelsen kan meddele prokura og bestemmer da, om prokuristerne skal kunne tegne enkeltvis eller kollektivt.

 

Bestyrelsen forestår sammen med direktøren ledelsen af Divisionsforeningen Håndbolds anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af Divisionsforeningen Håndbolds virksomhed.

 

Bestyrelsen fører tilsyn med Divisionsforeningen Håndbolds virksomhed og påser, at den ledes på forsvarlig måde og i overensstemmelse med Divisionsforeningen Håndbolds vedtægter og politik. Bestyrelsen skal påse, at lovgivningen, hvis bestemmelser har betydning for Divisionsforeningen Håndbold, overholdes. Bestyrelsen har ret til at forlange alle oplysninger til brug for at løse dens opgaver.

 

Direktøren er ansvarlig for den daglige drift og er ansvarlig for at bestyrelsen har den rette indsigt i de ovennævnte forhold. Direktøren er ansvarlig for ansættelser og afskedigelser denne måtte finde nødvendig for at opnå de fælles mål, der er besluttet af bestyrelsen.

 

Bestyrelsen og direktøren sørger i fællesskab for at holde medlemsklubberne orienteret om, hvad der behandles og besluttes i Dansk Håndbold Forbunds Udvalg for Professionel Håndbold, hvori Divisionsforeningen er repræsenteret på lige fod med Dansk Håndbold Forbund. Der skal ved hvert bestyrelsesmøde behandles, om der er forhold, der skal tages op til behandling på kommende møder i Udvalget, så man sikrer størst mulig indflydelse og aktualitet.

 

§ 7. BUDGET OG ØKONOMISTYRING

Direktøren fremlægger i første kvartal et udkast til budget for det kommende regnskabsårs (1/4 til 30/3) for bestyrelsen til behandling forud for orientering for klubberne ved årsmødet.

 

Direktøren er herefter ansvarlig for at budgettet overholdes, og kan frit disponere indkøb, salg og investering så længe det ligger inden for budgetrammen. Ved større indkøb eller investeringer der ligger uden for budget rammen skal bestyrelsen tages med på råd.

 

§ 8. FORSIKRINGER

Bestyrelsen kontrollerer, at foreningen er forsvarligt forsikret og gennemgår mindst hvert andet år foreningens forsikringer.

  

§ 9. ÅRSRAPPORT

Årsrapporten og årsberetningen udarbejdes og underskrives af direktionen og forelægges derefter revisionen. Efter godkendelse af revisionen gennemgås det med revisors revisionspåtegning forsynede årsrapport af bestyrelsen, som skal påse, at dette er i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. Bestyrelsen underskriver derefter årsrapporten og beretningen.

 

Årsrapporten godkendes på Divisionsforeningen Håndbolds årsmøde.

 

§ 10. TAVSHEDSPLIGT

Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager, er fortrolige. Medlemmerne har tavshedspligt herom, samt om hvad der passerer i bestyrelsen. Hvert enkelt medlem er ansvarlig for, at det materiale han modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.

 

Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal han til bestyrelsens formand eller direktøren tilbagelevere alt fortroligt materiale, han måtte være i besiddelse af, og som han har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt eventuelle genparter og kopier heraf.

 

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 2. november 2017